¿Cómo facturar a empresas y aseguradoras siendo psicólogo?

Facturar a empresas y aseguradoras se parece poco a facturar a un paciente que te paga por transferencia. Cambian el destinatario, la retención, los plazos y, muy pronto, hasta el formato de la factura.

Aquí no repito cuánto pagan las aseguradoras ni cómo entrar en su cuadro, eso está en la guía sobre trabajar con mutuas y aseguradoras siendo psicólogo. Esto va de lo que viene después: qué poner en la factura, qué IVA y qué retención le toca, cuándo emitirla y qué hacer si el pago no llega. Aviso: soy psicólogo y estratega digital, no asesor fiscal. Es información general basada en normativa oficial y conviene que tu gestor la confirme con tu caso.

Primero, aclara quién es tu cliente

Casi todo lo demás depende de esto. Hay tres situaciones que se confunden con facilidad.

El paciente te contrata y paga él. Es una relación con un consumidor. Aquí no hay retención de IRPF ni aplica la ley de morosidad. Lo explico en la guía de cómo facturar como psicólogo en España.

Una aseguradora o mutua te encarga la atención de sus asegurados. El cliente, a efectos de factura, es la compañía: el paciente recibe el servicio, pero quien te debe el dinero es la entidad.

Una empresa te contrata un servicio para su plantilla. Un taller de gestión del estrés, un programa de bienestar, una evaluación. El cliente es la empresa, y que haya personas atendidas no convierte automáticamente el servicio en asistencia sanitaria.

Antes de emitir nada, pregúntate quién firma el contrato y quién paga. Esa respuesta decide el destinatario.

Qué debe llevar la factura

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija el contenido en su artículo 6. Para una factura a una compañía, lo que no puede faltar es esto:

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha en que se prestó el servicio.
• Nombre y apellidos o razón social completa, tanto tuya como del destinatario.
• NIF y domicilio de ambos.
• Descripción de la operación, con todos los datos para determinar la base imponible y su importe.
• Tipo de IVA y cuota por separado, si la operación lleva IVA.
• Si la operación está exenta, una referencia al precepto de la Ley del IVA o la indicación de que está exenta.

Dos detalles que ahorran disgustos. El primero: la lista no incluye el diagnóstico. Pide describir la operación, no el cuadro clínico. Lo que la compañía necesite para identificar la prestación (un número de autorización, por ejemplo) lo concretará su contrato, así que mira ahí antes de improvisar.

El segundo: si en una misma factura mezclas servicios exentos y otros con IVA, el reglamento exige separar la base imponible de cada uno.

Si el contrato prevé que sea la compañía quien emita la factura en tu nombre (facturación por el destinatario, artículo 5), hay condiciones concretas y una serie propia. Que tu gestor revise que se cumplen.

IVA: manda el servicio, no quién paga

Error habitual: pensar que si paga una empresa, hay que sumar el 21%. No funciona así.

La Ley 37/1992 del IVA declara exenta, en su artículo 20.Uno.3.º, la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios, y añade una frase decisiva: "cualquiera que sea la persona destinataria de dichos servicios". Entre esos profesionales la ley incluye expresamente a los psicólogos diplomados en centros oficiales o reconocidos por la Administración.

Traducido: si estás prestando asistencia sanitaria a personas físicas, que la factura vaya a una aseguradora no cambia, por sí solo, la exención. Lo que sí puede cambiarla es el tipo de servicio. Una conferencia, una consultoría organizacional o un programa de formación para directivos no son asistencia a una persona física, y su tratamiento puede ser otro. Los límites de la exención están en la guía sobre cuánto IVA se cobra en una sesión de psicología.

Ojo con un malentendido. El artículo 3 del reglamento de facturación dice que normalmente no hay obligación de facturar operaciones exentas, pero exceptúa las del artículo 20.Uno.3.º. En tu caso la factura sí es obligatoria, y debe indicar que la operación está exenta citando el precepto.

La retención de IRPF: 15% o 7%

Con los pacientes particulares no se practica retención. Con compañías y empresas, cambia.

El Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) obliga a retener, en su artículo 76, a las personas jurídicas y demás entidades, y a los contribuyentes que ejerzan actividades económicas cuando paguen rentas en el ejercicio de su actividad. Una aseguradora o una empresa entran.

El artículo 95 fija el tipo para actividades profesionales: 15% sobre los ingresos íntegros. Hay una rebaja al 7% para quien inicia actividad profesional, durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hubiera ejercido ninguna actividad profesional el año anterior. Y hay un requisito práctico que se olvida mucho: tienes que comunicar al pagador que te aplica ese tipo, y el pagador debe conservar la comunicación firmada.

La retención no es un impuesto extra. Es un pago a cuenta de tu IRPF que el cliente ingresa en Hacienda por ti, y que luego descuentas en tu declaración. Como no depende del IVA, también se aplica cuando la factura es exenta. La guía de fiscalidad para psicólogos explica qué modelos se mueven por esto.

Pregunta a cada compañía cómo gestiona las retenciones y qué certificado te envía al cerrar el año. Te lo agradecerás cuando toque la renta.

Cuándo emitirla: el día 16 como fecha tope

Cuando el destinatario es un empresario o profesional, el artículo 11 del reglamento permite expedir la factura hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto. Si tu relación con una aseguradora se liquida cada mes, esto encaja bien.

También puedes agrupar. El artículo 13 admite una factura recapitulativa con operaciones de distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que sean del mismo mes natural. Si atiendes a varios asegurados de la misma compañía, evita emitir veinte facturas sueltas. Eso sí: comprueba antes si el contrato impone su propio formato o calendario de cierre.

Factura electrónica entre empresas: lo que se acerca

Es la novedad que más conviene tener localizada. El Real Decreto 238/2026 desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Alcanza a quienes estén obligados a expedir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional con sede, establecimiento o domicilio en España. Eso incluye a los autónomos. No afecta, por tanto, a las facturas a pacientes particulares, que no son empresarios.

Las operaciones documentadas con factura simplificada quedan exceptuadas, salvo las simplificadas cualificadas.

¿Y cuándo? La aplicación efectiva está diferida y se cuenta desde la entrada en vigor de la orden ministerial de la solución pública. Esa orden es la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026. El real decreto prevé doce meses para quienes superaron los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior y veinticuatro meses para el resto. Si tu volumen de operaciones no superó esa cifra, estás en el segundo grupo. Compruébalo con tu gestor.

Lo que ya se sabe del sistema: la solución pública la gestiona la Agencia Tributaria y su uso es gratuito, los destinatarios deberán informar de la aceptación o el rechazo y del pago efectivo completo, y una factura no rechazada se presume aceptada.

Mientras llega, no hace falta agobiarse. Si cambias de programa, elige uno preparado para la facturación electrónica. Hay una comparativa de programas de facturación para psicólogos autónomos por si estás en ello.

Plazos de pago y morosidad

Aquí hay buenas noticias. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad se aplica a los pagos entre empresas, y su artículo 2 define empresa como cualquier persona física o jurídica que actúe en el ejercicio de su actividad económica o profesional. Tú, autónomo, cuentas. Los pagos en los que interviene un consumidor, como el de un paciente particular, quedan fuera.

Lo esencial, según el texto de la ley:

• Si el contrato no fija plazo, el pago debe hacerse a los treinta días naturales de prestar el servicio.
• Las partes pueden pactar un plazo mayor, pero nunca superior a sesenta días naturales.
• El proveedor debe hacer llegar la factura antes de que pasen quince días naturales desde la prestación.
• Si el deudor se retrasa, incurre en mora automáticamente y debe pagar el interés pactado o el legal (tipo del BCE más ocho puntos porcentuales), más una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, sin que tengas que pedirlo.

Reclamar no es cómodo, y menos a una compañía de la que dependes. Pero ten esto presente cuando te ofrezcan un contrato con plazos largos: un plazo de pago es parte del precio.

Un ejemplo hipotético, de principio a fin

Imagina a una psicóloga sanitaria que atiende en un mes a varias personas asignadas por una compañía y suma 1.000 euros de honorarios. Es un ejemplo inventado, solo para ver la mecánica.

Como es asistencia sanitaria a personas físicas, la factura va exenta de IVA, con la referencia al artículo 20.Uno.3.º. Va dirigida a la compañía, con su NIF y domicilio, y se emite antes del día 16 del mes siguiente.

Como paga una entidad, corresponde retención. Con el tipo general del 15%, serían 150 euros: la compañía le paga 850 y los 150 restantes los ingresa en Hacienda a su cuenta. Si estuviera en el periodo de inicio de actividad y lo hubiese comunicado, serían 70 euros.

Checklist antes de enviar la primera factura

• Confirma quién es el cliente y a nombre de quién va la factura.
• Mira si el contrato fija formato, portal o calendario propios.
• Decide con tu gestor si el servicio está exento o lleva IVA.
• Comprueba qué retención aplica y, si procede, entrega la comunicación del 7%.
• Anota el plazo de pago pactado y el vencimiento.
• Guarda la factura y el justificante de cobro.

Qué me quedo de todo esto

Facturar a empresas y aseguradoras no es complicado, pero sí poco intuitivo si vienes de cobrar a particulares. Se mezclan tres preguntas distintas: qué servicio vendes, quién lo paga y cuándo lo cobras. Cada una tiene su norma.

No reutilices la factura de pacientes: prepara una plantilla por tipo de cliente y revísala una vez con tu gestor. Y si tu trabajo con empresas no es sanitario, repasa antes cómo vender servicios de psicología a empresas, porque ahí el tratamiento fiscal puede ser otro.

Preguntas frecuentes

Referencias y fuentes

1. BOE. Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
2. BOE. Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido
3. BOE. Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF